В Україні відбулися суттєві зміни в законодавстві, які спрямовані на практично повну відмову від паперового діловодства в органах влади та на підпорядкованих їм підприємствах. Нові нормативні акти визначають електронну форму як основну для документування управлінської інформації. Проте впровадження цих правил створює певні виклики для організацій, адже тепер заборонено дублювати документи на папері та в цифрі, а також виникає сувора потреба в обов'язковому застосуванні ЕЦП, електронних печаток і позначок часу.
Додаткові складнощі для підприємств пов'язані з необхідністю перебудови внутрішніх процесів. Організації змушені розробляти власні інструкції діловодства за новими стандартами та інтегрувати свої корпоративні системи з державною системою взаємодії. Відсутність належної IT-інфраструктури або сучасного програмного забезпечення загрожує зупинкою офіційного обміну документами з іншими установами.
Ці виклики успішно долаються завдяки впровадженню спеціалізованих IT-рішень для електронного документообігу, зокрема через інтеграційні інструменти або використання спеціального веб-модуля. Перехід на єдині цифрові стандарти дозволяє бізнесу й держструктурам оптимізувати внутрішні процеси, підвищити безпеку та прозорість роботи з документами, а також надійно захистити їх від втрати чи фальсифікацій.
Перехід на безпаперові технології має колосальне значення для збереження довкілля. Масштабна відмова від паперу в масштабах країни дозволяє зберегти лісові ресурси, зменшити споживання води та енергії на виробництво канцелярських товарів, а також мінімізувати шкідливі викиди від транспортування фізичної документації.