Спроби масштабного розгортання систем управління корпоративним контентом (ECM) за принципом одночасного запуску для всіх підрозділів часто зазнають невдачі. Намагання охопити всі бізнес-процеси та типи документів одразу призводить до хаосу в архітектурі даних, інтеграційних конфліктів та супротиву з боку користувачів. Різні департаменти мають відмінні вимоги до метаданих і прав доступу, що унеможливлює якісний одночасний аналіз десятків процесів.
Для уникнення цих ризиків та оптимізації впровадження доцільно використовувати поетапний підхід, починаючи з пілотного проєкту на одному ізольованому типі документів, наприклад, рахунках-фактурах. Такий крок дозволяє протестувати життєвий цикл документів, налаштувати метадані згідно зі стандартами ISO 15489-1 та ISO/TR 22957, а також перевірити інтеграцію КЕП відповідно до законодавства України. Надійні low-code платформи, такі як UnityBase, що є основою продуктів Megapolis.DocNet та Scriptum, забезпечують гнучке масштабування системи після успішного завершення пілоту.
Екологічний аспект цього процесу є надзвичайно вагомим, адже раціональний перехід на електронний документообіг дозволяє компаніям кардинально зменшити використання паперу. Поетапна та успішна цифровізація офісних процесів мінімізує відходи, зберігає лісові ресурси та знижує енерговитрати на логістику й друк, роблячи вагомий внесок у збереження довкілля.