Повномасштабна війна змусила український бізнес та державні установи терміново адаптуватися до умов дистанційної роботи та забезпечувати безперервність процесів. Головним викликом стало збереження легального й оперативного обігу документів, коли традиційні паперові методи та фізична присутність працівників на місцях виявилися заблокованими або небезпечними.
Ускладнюють ситуацію жорсткі вимоги до безпеки даних, необхідність регулярного оновлення електронних підписів, а також перехід на цифрові трудові книжки та електронне судочинство. Додатковою перешкодою є відсутність міжнародних договорів про взаємне визнання електронних підписів, що створює серйозні юридичні ризики при спробах підписувати документи з іноземними контрагентами.
Вирішенням цих труднощів стає активне впровадження інструментів електронного документообігу та чітке дотримання нормативних роз'яснень. Зокрема, стабільність забезпечується автоматичним продовженням дії сертифікатів КЕП на рік, можливістю використання файлових ключів для комерційного сектору, а також оцифруванням трудових відомостей через портал Пенсійного фонду та використанням електронної пошти для судових процесів.
З погляду екології, такий масовий перехід на цифрові рейки дозволяє значно зменшити використання паперу та супутніх хімікатів для друку. Окрім цього, мінімізація фізичного транспортування документів та відсутність потреби у поїздках працівників суттєво знижують викиди вуглецю в атмосферу, що робить цифровий документообіг дієвим інструментом збереження довкілля.