Великі підприємства часто стикаються із викликом неефективного управління внутрішніми процесами через застарілі паперові методи. У випадку АТ «Вінницяобленерго» виникла гостра потреба підвищити прозорість, швидкість погодження документів та посилити виконавську дисципліну серед працівників.
Повільний обмін інформацією між підрозділами та обмежений доступ до документів під час відряджень створювали серйозні ризики для безперервності бізнес-процесів. Крім того, відсутність інтеграції між документообігом та клієнтськими службами ускладнювала контроль за розглядом офіційних звернень громадян і знижувала якість сервісу.
Ці труднощі вдалося подолати завдяки впровадженню системи електронного документообігу Megapolis.DocNet від компанії InBase. Цифрове рішення забезпечило віддалений доступ до файлів з будь-яких пристроїв, прискорило ухвалення рішень та дозволило інтегрувати ЕДО з кол-центром для оперативного інформування клієнтів про статус їхніх запитів.
Перехід енергетичного підприємства на безпаперову модель має вагоме екологічне значення. Відмова від фізичних носіїв суттєво зменшує використання паперу, що рятує лісові ресурси від вирубки та знижує обсяги відходів. До того ж, оптимізація процесів та зменшення потреби у транспортуванні паперових архівів допомагають скоротити вуглецевий слід компанії.