Традиційне паперове діловодство в масштабних фінансових установах, таких як Ідея Банк, створювало суттєві бар'єри для оперативної роботи. Величезний потік вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції уповільнював комунікацію між численними підрозділами та відділеннями, вимагаючи значних ресурсів на адміністрування фізичних носіїв.
Подібна залежність від паперових документів не лише гальмувала бізнес-процеси, а й несла в собі ризики втрати важливої інформації, знижувала загальну продуктивність праці та призводила до значних фінансових витрат на друк, логістику й зберігання архівів.
Для подолання цих викликів банк спільно з компанією Intecracy Base реалізував дев'ятимісячний проєкт цифровізації на базі системи Scriptum від InBase. Завдяки оптимізації процесів та впровадженню кваліфікованого електронного підпису (КЕП) установі вдалося повністю автоматизувати роботу з документами, спростити внутрішню взаємодію та значно прискорити обробку даних.
З точки зору екологічної відповідальності, цей кейс є надзвичайно важливим, оскільки впровадження електронного документообігу дозволило банку зменшити використання паперу у 6 разів. Таке суттєве скорочення споживання паперових ресурсів безпосередньо сприяє збереженню лісів, зниженню викидів CO2 під час транспортування та зменшенню кількості відходів, демонструючи реальний внесок цифровізації у захист довкілля.