Якщо працівник звільняється або пристрій потребує ремонту, компанія може просто замовити нову техніку, залишивши старе обладнання на складі. Такий підхід виснажує бюджет та ігнорує залишкову вартість функціональних пристроїв. Щоб зберегти цю корисність, операційному директору варто проаналізувати фізичний рух конкретних активів та впровадити цільовий циркулярний пілотний проєкт для їх повторного використання.
Витрати лінійного управління активами
У нашій поточній економіці організації беруть матеріали, виготовляють продукти і згодом викидають їх як відходи. Цей лінійний підхід глибоко вкорінений у корпоративних процесах закупівель та управління ІТ-активами, створюючи значні фінансові зобов'язання. Розглянемо ілюстративний сценарій компанії середнього розміру, яка управляє парком з 500 корпоративних ноутбуків та 500 зовнішніх моніторів. Протягом типового року частина цих пристроїв зазнає незначних пошкоджень, таких як зношена батарея, тоді як інші повертаються під час звільнення працівників.
У стандартній лінійній системі пошкоджені пристрої накопичуються для подальшої утилізації, а повернуті функціональні одиниці часто лежать у ящиках відділів як невраховані запасні частини. Тим часом відділ закупівель продовжує купувати нові пристрої для задоволення попиту нових працівників. Цей цикл безперервних закупівель і передчасного списання є характерною ознакою системи бери-роби-викидай.
Циркулярна економіка вирішує ці проблеми шляхом відокремлення економічної діяльності від споживання обмежених ресурсів. Щоб зупинити утворення відходів, операційні команди повинні змістити фокус з управління утилізацією на продовження терміну активної служби обладнання, яким вони вже володіють. Це вимагає фундаментальної зміни в тому, як організація розглядає свою техніку: не як одноразові витратні матеріали, а як довгострокові інвестиції, що потребують активного управління життєвим циклом.
Джерела: [1]
Аналіз фізичного руху обладнання
Першим кроком до зміни цієї динаміки є аналіз фізичного життєвого циклу обладнання. Схема руху активів відстежує шлях пристрою від моменту його придбання до остаточного виведення з експлуатації. Це операційний аудит фізичних переміщень, точок прийняття рішень та передачі відповідальності між відділами. Мета полягає в тому, щоб визначити точки втручання, де організація може адаптувати внутрішні процеси для збереження матеріалів в обігу.
У нашому ілюстративному парку схема починається із закупівель. Операційний відділ повинен задокументувати, хто визначає специфікації та чи обираються пристрої з огляду на їхню довговічність. Наступний етап — активне використання. Коли пристрій виходить з ладу, схема повинна фіксувати, хто приймає рішення про його ремонт чи заміну. Якщо причиною відмови є жорстка ІТ-політика, яка надає пріоритет швидкій заміні, а не діагностиці, організація ризикує списати придатні для ремонту активи. Схема повинна документувати, що саме відбувається, коли пристрій повертається до ІТ-відділу. Чи існує стандартизований контрольний список діагностики? Чи є безпечне місце для зберігання пристроїв, що очікують на ремонт?
Найважливіше те, що схема руху повинна виявити точки витоку, де втрачається вартість. Поширений витік відбувається під час кадрових змін. Якщо відділ кадрів не повідомляє ІТ-відділ про звільнення працівника негайно, обладнання залишається закріпленим за неактивним обліковим записом. Коли приходить новий працівник, замовляється новий пристрій, оскільки існуючий актив не відображається в пулі доступних запасів. Відстежуючи ці розриви, операційні директори можуть точно побачити, де потрібне циркулярне втручання.
Джерела: [3]
Розмежування запобігання, повторного використання та переробки
Коли схема руху активів показує, де обладнання випадає з активного використання, операційний директор повинен вирішити, як втрутитися. Циркулярна економіка базується на принципах, керованих дизайном, зокрема на усуненні відходів та циркуляції продуктів і матеріалів із максимальним збереженням їхньої корисності. Однак не всі циркулярні втручання забезпечують однакову операційну або фінансову віддачу. Критично важливо розрізняти запобігання, повторне використання та переробку перед розробкою пілотної програми.
Запобігання зосереджується на усуненні відходів до їх виникнення. В ІТ-операціях це означає продовження терміну служби пристрою шляхом проактивного технічного обслуговування, наприклад, заміни зношеної батареї ноутбука замість списання всього пристрою. Повторне використання передбачає взяття функціонального продукту і його перерозподіл новому користувачеві, таким чином повертаючи продукт в обіг із максимальним збереженням його корисності без потреби в додатковому виробництві.
Переробка, яку часто помилково вважають головною метою програм сталого розвитку, насправді є останнім засобом. Вона передбачає розбирання продукту для відновлення сировини — процес, який знищує закладену вартість та працю оригінального виробничого процесу. При розробці пілотної програми операційні команди повинні зважувати зусилля на впровадження та збережену вартість. Успішна стратегія надає пріоритет втручанням, які зберігають пристрій цілим і функціональним якомога довше.
| Стратегія | Операційна дія | Збережена вартість | Зусилля на впровадження |
|---|---|---|---|
| Запобігання | Оновлення оперативної пам'яті та заміна батарей | Висока (уникає купівлі нового пристрою) | Середні (вимагає технічних навичок ремонту) |
| Внутрішнє повторне використання | Перерозподіл вільних моніторів для нових працівників | Висока (уникає купівлі нового пристрою) | Низькі (вимагає процесу відстеження та зберігання) |
| Переробка | Відправка зламаних пристроїв підряднику з утилізації | Низька (відновлює лише сировину) | Низькі (вимагає стандартного договору з підрядником) |
Джерела: [1]
Вибір та вимірювання початкового пілоту
Розуміючи ці компроміси, наступною дією є вибір конкретного, керованого пілоту. Спроба змінити всю стратегію закупівель ІТ одночасно створює непотрібний операційний ризик. Натомість операційні директори повинні вибрати один клас активів і конкретну точку втручання, визначену на схемі руху активів. Для початкового пілоту націлювання на внутрішнє повторне використання зовнішніх моніторів часто є найефективнішим вибором.
На відміну від ноутбуків, монітори не зберігають конфіденційних корпоративних даних, що усуває необхідність у складних протоколах стирання даних перед перерозподілом. Крім того, щоб перевірити, чи є рівень їхніх поломок низьким, операційна команда може протестувати вибірку пристроїв, повернутих під час звільнення працівників, щоб побачити, скільки з них залишаються повністю функціональними. Щоб запустити пілот, операційна команда повинна визначити базовий рівень: скільки моніторів було придбано за останні шість місяців, і скільки було перерозподілено? Вимірювання та звітування про прогрес є ключовим рушієм переходу, забезпечуючи економічне обґрунтування для циркулярних бізнес-моделей.
Пілот вимагає чітких критеріїв прийнятності. Наприклад, монітор вважається готовим до перерозподілу, якщо екран не має дефектів, усі порти працюють, а кабель живлення в наявності. ІТ-відділ повинен створити спеціальну зону підготовки для цих перевірених пристроїв. Найважливіше те, що команда закупівель повинна погодитися на нове правило: жодна закупівля нових моніторів не може бути затверджена без попередньої перевірки наявності відповідного активу в зоні підготовки до перерозподілу в необхідні терміни.
Джерела: [4]
Автоматизація робочого процесу перерозподілу
Сама по собі зміна політики є недостатньою без надійного механізму її забезпечення. Коли менеджери із закупівель не мають актуальних даних про наявність та стан активів, придатних для перерозподілу, функціональне обладнання ризикує залишитися без діла. Без цієї інформації вони часто замовляють нове обладнання, щоб не затримувати адаптацію нового працівника. Управління цим робочим процесом вимагає цифрового реєстру, інтегрованого з операційними процесами компанії.
Для підтримки цього циркулярного робочого процесу організації можуть запропонувати налаштування low-code платформ для автоматизації процесів, форм та реєстрів, таких як Scriptum. Коли відділ кадрів ініціює процес звільнення працівника, налаштована система може автоматично згенерувати завдання для ІТ-відділу щодо вилучення та перевірки закріпленого монітора. Після того, як ІТ-спеціаліст заповнює діагностичний контрольний список, він оновлює статус активу в реєстрі Scriptum, щоб вказати, що він доступний для перерозподілу.
Якщо менеджер замовляє обладнання для нового працівника, налаштований робочий процес спочатку перевіряє реєстр наявних активів. Коли відповідний монітор доступний, система направляє запит до ІТ-відділу замість закупівель, створюючи запис про передачу для подальшої перевірки. Оцифрування потоку активів підтримує моніторинг циркулярного пілоту, але підтвердження його здатності зменшувати витрати вимагає фактичного тестування процесу внутрішнього повторного використання за визначеними критеріями прийнятності.
Джерела: [2]
Контрольний список
- Виберіть один конкретний клас активів (наприклад, стандартні 24-дюймові монітори) для початкового циркулярного пілоту.
- Проаналізуйте поточні фізичні кроки від звільнення працівника до зберігання пристрою та його остаточної утилізації.
- Визначте суворі критерії прийнятності, за якими пристрій вважається готовим до внутрішнього перерозподілу.
- Встановіть базовий показник нових закупівель порівняно з внутрішнім перерозподілом за останні шість місяців.
- Налаштуйте цифровий реєстр для відстеження доступності та стану пілотних активів у режимі реального часу.
Запитання та відповіді
Чи замінює схема руху активів нашу існуючу систему інвентаризації ІТ?
Ні. Схема руху активів — це аналітична вправа для виявлення прогалин у процесах, наприклад, чому функціональні ноутбуки лежать на складі. Вона визначає, як налаштувати систему інвентаризації ІТ для запуску робочих процесів перерозподілу, а не просто для фіксації місцезнаходження.
Чому ми не повинні починати наш циркулярний пілот з програми переробки електронних відходів?
Переробка знищує функціональну вартість виготовленого продукту і відновлює лише сировину. Циркулярна економіка надає пріоритет циркуляції продуктів із максимальним збереженням їхньої корисності, а це означає, що внутрішнє повторне використання або ремонт дають значно більшу економію коштів, ніж переробка.
Як довести фінансовий успіх пілоту з перерозподілу?
Відстежуйте уникнуті витрати на закупівлі. Якщо в рамках пілоту успішно перерозподілено 50 моніторів, які відповідають експлуатаційним стандартам, помножте цю кількість на вартість нового монітора, щоб продемонструвати прямий вплив на грошовий потік.
Джерела
- The Circular Economy | Definition & Model Explained | Ellen MacArthur Foundation
- Alliance Technology Stack — UnityBase & products | Intecracy Group
- Circular economy procurement: a framework for businesses | Ellen MacArthur Foundation
- Measurement and reporting for the circular economy | Ellen MacArthur Foundation